Hướng dẫn màn Thu tiền khách hàng
Màn này dùng để lập chứng từ thu tiền và gạch nợ cho khách. Bài viết đi qua bốn tình huống hay gặp nhất, từ đơn giản tới phức tạp.
Mở màn hình
Vào Quản lý đơn hàng → Đơn hàng cần thu tiền, tick các đơn của cùng một khách rồi bấm nút thu tiền. Modal mở ra với danh sách đơn đã tick sẵn.
Hai con số cần phân biệt
Đây là điều quan trọng nhất của màn này. Ở thanh dưới cùng luôn có hai con số:
| Con số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng thu | Số tiền gạch vào công nợ của khách — công nợ giảm đúng bằng số này. |
| Thực nhận | Số tiền thật sự vào quỹ / tài khoản ngân hàng. |
Bình thường hai số bằng nhau. Chúng chỉ lệch khi khách trả thiếu hoặc trả thừa — phần lệch được ghi vào một tài khoản kế toán riêng, không làm sai công nợ.
:::info Công nợ chỉ giảm khi đã ghi sổ Bấm Lưu nháp thì chứng từ chưa tác động công nợ, khoản đó nằm ở cột "Thu nháp" trên màn công nợ. Chỉ Lưu & ghi sổ mới thực sự trừ nợ khách. :::
Tình huống 1 — Thu chuẩn (khách trả đủ)
Trường hợp thường gặp nhất: khách trả đúng số tiền của một hoặc nhiều đơn.
Các bước:
- Chọn Hình thức thu: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
- Kiểm tra Ngày chứng từ (mặc định là hôm nay).
- Bấm Thu hết tất cả để điền số tiền bằng đúng khoản còn thu của mọi đơn.
- Kiểm tra dòng Tổng — cột "Còn thu" và "Số tiền thu" phải bằng nhau.
- Bấm Lưu & ghi sổ.
Trong ảnh: ba đơn của CÔNG TY TNHH NOOVA, tổng 1.762.110đ. Ô "Khách trả thiếu" và "Khách trả thừa" đều để 0. Thanh dưới chỉ hiện một con số — không có lệch.
Tình huống 2 — Khách trả một phần
Khách chỉ trả được một phần, phần còn lại vẫn nợ tiếp.
Cách làm: sửa trực tiếp ô Số tiền thu của đơn đó thành số khách thực trả. Đơn nào chưa thu lần này thì bỏ tick.
Trong ảnh: đơn 1 thu đủ 503.860đ, đơn 2 chỉ thu 500.000đ trong tổng 1.051.050đ, đơn 3 bỏ tick nên không thu lần này. Phần chưa thu vẫn nằm nguyên ở công nợ, lần sau mở lại màn này là thấy tiếp.
:::tip Nút mũi tên kép
Nút » ở cuối mỗi dòng điền nhanh toàn bộ khoản còn thu của riêng đơn đó.
:::
Tình huống 3 — Khách chuyển khoản trả THIẾU
Khách chuyển khoản nhưng số tiền về ít hơn số phải thu (thường do phí chuyển tiền, hoặc khách làm tròn xuống). Ta vẫn muốn đóng sạch công nợ, phần chênh công ty chịu.
Các bước:
-
Chọn Chuyển khoản (tiền gửi) và chọn tài khoản ngân hàng nhận.
-
Bấm Chọn biến động số dư, tick đúng giao dịch tiền về.
-
Hệ thống phát hiện lệch và hiện gợi ý màu vàng:
-
Bấm vào dòng chữ "Khai phần thiếu này là công ty chịu và cấn hết giao dịch". Số tiền tự điền vào ô "Khách trả thiếu".
-
Chọn tài khoản ghi nhận phần chênh (mặc định 811 — Chi phí khác).
Kết quả trong ảnh:
- Gạch nợ 1.762.110đ — khách hết nợ hoàn toàn.
- Tiền thực về tài khoản 1.747.110đ — đúng số ngân hàng báo.
- Công ty chịu 15.000đ ghi vào tài khoản 811.
Chọn tài khoản nào?
| Tài khoản | Dùng khi |
|---|---|
| 811 — Chi phí khác | Chênh lệch nhỏ do phí chuyển tiền, làm tròn. |
| 5213 — Giảm giá hàng bán | Đã thoả thuận giảm giá cho khách. |
| 635 — Chiết khấu thanh toán | Thưởng khách vì trả sớm. |
Tình huống 4 — Khách chuyển khoản trả THỪA
Ngược lại: tiền về nhiều hơn số phải thu.
Cách làm giống hệt tình huống 3, chỉ khác là gợi ý nằm ở khối "Khách trả thừa":
Bấm "Khai phần thừa này và cấn hết giao dịch", rồi chọn tài khoản ghi nhận:
Kết quả: gạch nợ 1.762.110đ, tiền về 1.772.110đ, phần thừa 10.000đ ghi vào tài khoản 711.
Chọn tài khoản nào?
| Tài khoản | Dùng khi |
|---|---|
| 711 — Thu nhập khác | Khoản dư nhỏ, công ty hưởng, không trả lại khách. |
| 3388 — Phải trả khác | Giữ hộ khách, sẽ trừ vào đơn sau hoặc trả lại. |
:::warning Chọn 3388 là còn nợ khách Ghi vào 3388 nghĩa là công ty đang nợ lại khách khoản đó. Nếu thực tế không định trả lại thì chọn 711, đừng để treo 3388 mãi. :::
Tình huống 5 — Một giao dịch chia cho nhiều đơn
Khách chuyển một khoản lớn để trả nhiều đơn, hoặc chuyển dư để dành trả đơn sau.
Cách làm:
- Tick các đơn muốn thu lần này (không cần thu hết mọi đơn).
- Chọn giao dịch ngân hàng tương ứng.
- Nhìn cột Số tiền cấn trong bảng biến động số dư — hệ thống tự điền bằng số tiền đang thu, phần dư của giao dịch vẫn còn nguyên để dùng cho lần sau.
Đọc ảnh trên:
- Giao dịch ngân hàng về 2.000.000đ (cột "Số tiền").
- Lần này chỉ thu 2 đơn, tổng 1.554.910đ → cột "Số tiền cấn" là 1.554.910đ.
- Đơn thứ 3 chưa tick nên chưa thu.
- Phần dư 445.090đ của giao dịch vẫn còn — lần sau lập chứng từ thu khác, chọn lại chính giao dịch này thì cột "Còn lại" hiện đúng số dư đó.
:::tip Nút "Cấn trừ tự động" Nếu bạn sửa tay cột "Số tiền cấn" rồi muốn hệ thống chia lại theo tiền thực nhận, bấm nút Cấn trừ tự động. Lưu ý nó ghi đè số bạn vừa sửa. :::
Các cảnh báo thường gặp
| Cảnh báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Còn ... chưa được cấn vào giao dịch nào" | Tiền thu nhiều hơn tổng các giao dịch đã chọn. | Chọn thêm giao dịch, giảm số tiền thu, hoặc khai phần khách trả thiếu. |
| "Tổng số tiền cấn đang lớn hơn tiền thực nhận" | Cấn quá tay. | Giảm số tiền cấn, gỡ bớt giao dịch, hoặc khai phần khách trả thừa. |
| Ô số tiền viền đỏ | Nhập vượt khoản còn thu của đơn. | Giảm xuống bằng hoặc nhỏ hơn cột "Còn thu". |
Nhiều giao dịch — nhiều phiếu thu
Khi chọn từ 2 giao dịch ngân hàng trở lên, hệ thống báo trước sẽ tạo nhiều phiếu thu, mỗi giao dịch một phiếu mang số chứng từ riêng. Phần khách trả thiếu hoặc thừa được ghi vào phiếu cuối cùng.
Đính kèm ảnh chuyển khoản
Bấm Ảnh chuyển khoản / đính kèm để mở khối tải file. Nên đính ảnh sao kê hoặc màn hình chuyển tiền của khách để sau này đối chiếu.