Chuyển tới nội dung chính

Hướng dẫn lập và in phiếu kiểm kê kho

Tài liệu hướng dẫn quy trình kiểm kê kho: tạo phiếu, đối chiếu tồn sổ sách với số thực tế, in phiếu biên bản và xử lý chênh lệch (nhập kho, xuất kho, biên bản hỏng/hủy).

1. Nguyên tắc kiểm kê​

  • Số sổ sách (Sổ KT): Hệ thống tự động chốt số tồn tính đến thời điểm kiểm kê.
  • Số thực tế (Kiểm kê): Số lượng cân đếm thực tế tại kho do thủ kho / ban kiểm kê nhập vào.
  • Chênh lệch = Số kiểm kê - Số sổ KT:
    • Chênh lệch > 0 (Thừa): Cần lập Phiếu nhập kho điều chỉnh.
    • Chênh lệch < 0 (Thiếu): Cần lập Phiếu xuất kho điều chỉnh.
    • Hàng kém/mất phẩm chất: Cần lập Biên bản hỏng/hủy để hạ cấp hoặc tiêu hủy.

2. Thao tác nhanh dành cho nhân viên (Cải tiến mới)​

Nhân viên kho không cần tạo thủ công từng phiếu riêng lẻ. Hệ thống hỗ trợ tự động xử lý chỉ với 2 bước:

  • Bước 1: Lập phiếu kiểm kê kho
    • Tạo phiếu kiểm kê, nhập số lượng thực tế của các mặt hàng và bấm Lưu.
  • Bước 2: Nhấn "Đã xử lý"
    • Tại danh sách phiếu kiểm kê hoặc trên form phiếu, bấm nút / nhãn Đã xử lý.
    • Hệ thống tự động quét chênh lệch và sinh trọn bộ 3 chứng từ tương ứng:
      1. Phiếu nhập kho điều chỉnh: Gom toàn bộ các mặt hàng bị Thừa (chênh lệch > 0).
      2. Phiếu xuất kho điều chỉnh: Gom toàn bộ các mặt hàng bị Thiếu (chênh lệch < 0).
      3. Biên bản hỏng/hủy: Gom toàn bộ các mặt hàng có số lượng Kém / Mất phẩm chất.
    • Cả 3 chứng từ này được liên kết trực tiếp vào phiếu kiểm kê nguồn để theo dõi.

3. Các bước lập phiếu chi tiết​

Bước 1 — Bắt đầu đợt kiểm kê​

  1. Vào menu: Quản lý kho → Kiểm kê.
  2. Bấm nút Kiểm kê mới.
  3. Chọn kho cần kiểm kê và chọn mốc Đến ngày chốt số tồn.
  4. Bấm Đồng ý.

Bước 2 — Khai báo thông tin chung & Thành viên tham gia​

  1. Nhập Mục đích kiểm kê và kiểm tra Ngày lập.
  2. Bấm nút Thành viên tham gia để thêm danh sách ban kiểm kê (Họ tên, Chức danh, Bộ phận đại diện).

Bước 3 — Nhập số liệu cân đếm thực tế​

Tại bảng Vật tư, hàng hóa cần điều chỉnh:

  1. Có thể bật công tắc Chỉ hiện SP còn tồn hoặc bấm Thêm dòng để bổ sung hàng.
  2. Kiểm tra đúng tên và Đơn vị tính (ĐVT) của sản phẩm (ví dụ: Dứa Kg khác Dứa Quả).
  3. Nhập số lượng thực tế vào cột Theo kiểm kê. Cột Chênh lệch sẽ tự động tính toán.
  4. Nếu có hàng hỏng hóc, điền số lượng tương ứng vào các cột: Kém phẩm chất, Mất phẩm chất, Không sử dụng.

Bước 4 — Lưu phiếu​

  1. Nhập nội dung Kết luận đợt kiểm kê.
  2. Đính kèm file/ảnh biên bản giấy nếu có.
  3. Bấm Lưu để hoàn thành.

4. Hướng dẫn in phiếu kiểm kê​

Sau khi lập phiếu, ban kiểm kê in phiếu ra giấy để các bên ký nhận:

  • Cách 1: Tại danh sách phiếu kiểm kê, bấm vào nút ... ở cột ngoài cùng bên phải dòng phiếu → chọn In phiếu kiểm kê.
  • Cách 2: Nhấn chuột phải trực tiếp vào dòng phiếu kiểm kê trên danh sách → chọn In phiếu kiểm kê.
  • Trình duyệt sẽ mở hộp thoại in: chọn máy in để in ra giấy hoặc chọn Lưu dưới dạng PDF.

Phiếu in có đầy đủ thông tin: ban kiểm kê, chi tiết tồn sổ - thực tế - chênh lệch, phân loại phẩm chất và các khung ký tên đóng dấu (Trưởng ban, Thủ kho, Kế toán kho, Giám đốc).

5. Xử lý chênh lệch thủ công (Khi cần tinh chỉnh)​

Nếu không dùng tính năng tự động (Bước 2), có thể tạo riêng từng chứng từ:

  • Tạo phiếu nhập: Bấm Tạo phiếu tại cột Phiếu nhập CL (hàng thừa).
  • Tạo phiếu xuất: Bấm Tạo phiếu tại cột Phiếu xuất CL (hàng thiếu).
  • Lập biên bản hỏng/hủy: Bấm Lập biên bản tại cột BB Hỏng/Hủy.

Lưu ý: Khi phiếu kiểm kê đã chuyển sang trạng thái Đã xử lý hoặc các chứng từ liên quan đã ghi sổ, phiếu sẽ chuyển sang chế độ Chỉ xem để bảo vệ số liệu.