Bán hàng theo đơn vị khác đơn vị kho
Bài này hướng dẫn trọn luồng cho mặt hàng bán một đơn vị nhưng kho quản một đơn vị khác — điển hình là Dứa bán theo Quả, kho quản theo Kg.
Vì sao phải có luồng riêng
Khách mua "3 quả dứa", nhưng kho không quản theo quả — kho quản theo kg. Mà quả dứa thì quả to quả nhỏ: lúc 1kg, lúc 1,5kg. Không có một hệ số quy đổi nào đúng cho mọi lần.
Vì vậy hệ thống đi theo nguyên tắc:
:::tip Nguyên tắc xuyên suốt Tiền tính theo số BÁN. Kho trừ theo số CÂN THẬT.
Khách vẫn trả tiền 3 quả × đơn giá/quả. Còn sổ kho ghi đúng số kg cái cân báo — không suy diễn, không quy đổi bằng hệ số. :::
Hệ quả: mỗi lần hàng đi hoặc về, kho phải cân, và mọi phiếu kho đều ghi theo đơn vị kho.
Bước 1 — Kế toán tạo đơn (web)
Vào Quản lý đơn hàng → Tất cả đơn hàng, bấm nút +, chọn Đơn hàng thông thường.
Chọn khách, thêm sản phẩm, rồi ở cột ĐVT chọn đơn vị bán mong muốn.
Trong ảnh: Dứa (SP-467FD7E1) được bán 3 Quả × 15.000đ = 47.250đ, trong khi kho quản mặt
hàng này theo Kg.
:::info Dòng nhắc dưới ô ĐVT Khi chọn đơn vị khác đơn vị kho, ngay dưới ô hiện dòng chữ "Kho sẽ cân số thực tế khi chuẩn bị xong". Đó là dấu hiệu cho biết đơn này sẽ đi qua bước cân. :::
Chọn đơn vị nào cũng được — không bắt buộc phải khai hệ số quy đổi trước. Với hàng cân thì không nên khai hệ số, vì mọi hệ số cố định đều sai.
Bấm Gửi duyệt để lưu đơn.
Bước 2 — Kho nhận đơn (app)
Thủ kho vào Kho → Nhận / bốc, quét mã đơn hoặc gõ tay.
Đơn hiện đúng số 3 Quả như kế toán đã lên. Bấm Nhận đơn vào kho.
Bước 3 — Cân hàng lúc bốc (app) ⭐
Đây là bước quan trọng nhất. Sau khi bốc hàng xong, thủ kho quét đơn ở mục Chuẩn bị xong. Hệ thống tự phát hiện có mặt hàng bán khác đơn vị kho và bật hộp "Nhập số cân thật".
Ô nhập để trống và viền đỏ, phía dưới báo "Còn 1 mặt hàng chưa nhập số cân", nút Lưu số cân bị mờ. Hệ thống cố ý không điền sẵn số gợi ý — điền sẵn là mời người ta bấm cho xong, đúng cái sai mà bước này sinh ra để chặn.
Đặt hàng lên cân, gõ số cân đọc được:
Trong ảnh: 3 quả dứa cân được 3,2 Kg. Viền hết đỏ, nút Lưu số cân sáng lên.
Bấm Lưu số cân, rồi bấm Hoàn tất chuẩn bị.
:::warning Số cân không đổi tiền của khách Đơn vẫn là 47.250đ cho 3 quả. Số 3,2 Kg chỉ dùng để trừ kho và tính giá vốn. Phần chênh giữa số cân và số ước tính là hao hụt/lãi tự nhiên của hàng cân. :::
Lúc này hệ thống lập phiếu chuyển kho CK000012: KHO1 → DANGGIAO, số lượng 3.2 Kg.
Hàng rời kho vật lý, treo ở kho ảo "Hàng đang giao" (TK 157).
Bước 4 — Shipper báo giao một phần (app)
Khách chỉ lấy 2 quả, trả lại 1 quả. Shipper vào đơn, chọn kết quả Giao một phần, chọn nguyên nhân, rồi tick mặt hàng còn mang về.
:::info Shipper chỉ TICK, không nhập số Dòng chữ trên màn nói rõ: "Chỉ tick chọn sản phẩm còn mang về — KHÔNG nhập số lượng, kho sẽ cân lại khi nhập kho."
Shipper không có cân trong tay. Số thật do kho xác định ở bước sau. :::
Đơn giao một phần không thu tiền tại quán — kho cân lại hàng mang về rồi kế toán mới chốt số tiền.
Bước 5 — Duyệt nhập kho hàng về (app) ⭐
Thủ kho vào Duyệt nhập kho hàng về. Màn liệt kê các đơn đang chờ.
Bấm Quét để nhập kho (bắt buộc quét mã trên phiếu để mở form), sheet nhập hiện ra:
Mặt hàng bán khác đơn vị kho có hai ô nhập, đừng nhầm:
| Ô | Đơn vị | Nhập gì | Dùng để làm gì |
|---|---|---|---|
| Số nhận về | Quả (đơn vị bán) | Số quả khách trả lại | Biết khách giữ lại mấy quả → điều chỉnh đơn, công nợ |
| Cân thực tế nhận về | Kg (đơn vị kho) | Số kg cân được | Số thật sự vào tồn kho |
Trong ảnh: khách trả lại 1 Quả, đặt lên cân được 0,8 Kg. Dòng "Đã bốc đi 3.2 Kg" ngay trên ô cân để đối chiếu, và dưới ô có dòng nhắc "Nhập kho theo Kg — phải cân lại, không suy từ số Quả."
Dưới cùng hiện "Khách giữ lại: Dứa 2 Quả" — hệ thống tự tính (3 − 1).
:::danger Phải cân lại, không được suy ra 1 quả trả về không bằng 3,2 ÷ 3 = 1,067 Kg. Quả trả lại có thể là quả bé nhất, hoặc quả to nhất. Chỉ cái cân mới biết. Đây chính là lý do ô này tồn tại. :::
Chọn Kho nhập hàng về (để trống = theo mặc định của đơn; hàng hỏng thì chọn ngăn riêng), rồi bấm Xác nhận hoàn thành nhập kho.
Giới hạn của ô cân
- Số cân về không được lớn hơn số đã bốc đi (0,8 ≤ 3,2). Vượt nghĩa là hàng không thuộc đơn này — phải lập phiếu nhập kho thủ công riêng.
- Trong ngưỡng đó thì cân bao nhiêu ghi bấy nhiêu. Cân được 1,5 Kg cho 1 quả trong khi "tỷ lệ" chỉ ra 1,067 Kg là hoàn toàn bình thường, hệ thống không chặn.
- Nhập "Số nhận về" là 0 mà lại có số cân > 0 sẽ bị báo lỗi — hai ô phải nhất quán.
Bước 6 — Kiểm tra kết quả (web)
Mở chi tiết đơn trên web. Cuối tab Chi tiết có khối Chứng từ liên kết:
Một đơn giao một phần sinh đúng 3 chứng từ:
| Chứng từ | Nghiệp vụ | Số lượng | Ý nghĩa |
|---|---|---|---|
| CK000012 | KHO1 → DANGGIAO | 3,2 Kg | Hàng rời kho đi giao (số cân lúc bốc) |
| CK000013 | DANGGIAO → KHO1 | 0,8 Kg | Hàng khách trả về (số cân lúc nhận về) |
| XK000363 | Xuất kho bán hàng | 2,4 Kg | Phần khách thực nhận |
Mở tab Phiếu xuất kho để xem phiếu bán:
Cả ba phiếu đều ghi theo Kg — đơn vị kho. Và ba con số khớp tuyệt đối:
3,2 Kg (bốc đi) − 0,8 Kg (trả về) = 2,4 Kg (khách giữ)
Không có kg nào bốc hơi khỏi sổ.
:::note Tiền vẫn theo số bán Đơn vẫn ghi 3 Quả × 15.000đ. Giá vốn thì theo kg thật: phần khách nhận 2,4 Kg × giá vốn/kg. :::
Bước 7 — Điều chỉnh đơn (web)
Đến đây kho đã xong việc, nhưng đơn vẫn ghi 3 Quả trong khi khách chỉ nhận 2 Quả. Kế toán phải điều chỉnh cho khớp tiền.
Ở màn Tất cả đơn hàng, mở menu ··· của đơn → Điều chỉnh đơn, chọn lý do phù hợp
(thường là Khách chỉ nhận một phần). Hệ thống sẽ sửa số lượng dòng hàng về đúng số khách
nhận và tính lại công nợ.
:::warning Điều chỉnh đơn dùng đơn vị BÁN Ở bước này nhập theo Quả (số khách thực nhận = 2), không phải Kg. Kho đã xử lý xong phần kg ở bước 5 — điều chỉnh đơn chỉ lo phần tiền. :::
Tóm tắt luồng
Kế toán tạo đơn 3 Quả (tiền tính theo đây)
↓
Kho cân lúc bốc 3,2 Kg → CK: KHO1 → DANGGIAO
↓
Shipper giao một phần tick "còn mang về"
↓
Kho cân lúc nhận về 0,8 Kg → CK: DANGGIAO → KHO1
↓ XK: 2,4 Kg (phần khách giữ)
Kế toán điều chỉnh đơn 2 Quả (chốt lại tiền)
Các câu hỏi hay gặp
Hộp cân không hiện ra khi tôi bấm "Chuẩn bị xong"? Dòng hàng đó đang bán đúng đơn vị kho, nên không có gì để cân. Kiểm tra cột ĐVT trên đơn.
Tôi lỡ bấm "Để sau" ở hộp cân? Quét lại mã đơn ở mục Chuẩn bị xong, hộp cân sẽ bật lại. Chưa nhập số cân thì chưa hoàn tất chuẩn bị được.
Có bắt buộc khai hệ số quy đổi trong danh mục sản phẩm không? Không. Với hàng cân thì không nên khai — mọi hệ số cố định đều sai cho mặt hàng cân theo trọng lượng thật. Kho cân là đủ căn cứ.
Nhập kho hàng về mà bỏ trống ô cân thì sao? Hệ thống báo lỗi "Chưa cân số Kg nhận về của ..." và không cho xác nhận, miễn là số quả nhận về lớn hơn 0.
Đơn giao THẤT BẠI (không giao được gì) thì có phải cân lại không? Không. Hàng không giao được phải về đủ, nên hệ thống lấy đúng số đã bốc đi, kho chỉ quét xác nhận. Ô nhập số chỉ mở cho đơn giao một phần.